V dnešnej dobe je spolupráca medzi ľuďmi na dokumentoch a projektoch nevyhnutnou súčasťou pracovného procesu. Zdieľanie súborov a nápadov, výmena názorov a spoločné riešenie problémov môže viesť k lepšiemu výsledku a úspešnejšiemu projektu. Na trhu je mnoho platforiem, ktoré umožňujú spoluprácu, ale ak hľadáte riešenie, ktoré je jednoduché, efektívne a bezpečné, je SharePoint Online tou správnou voľbou.

Spolupráca na dokumentoch v SharePoint Online umožňuje viacerým používateľom pracovať na rovnakom dokumente súčasne. Táto funkcia sa nazýva spolutvorba dokumentov (angl. co-authoring) a je k dispozícii pre dokumenty uložené v OneDrive alebo SharePointe.

Aké sú výhody spolupráce a spolu tvorenia dokumentov v SharePoint Online v porovnaní s tradičnými platformami ako fileserver?

1. Spolupráca v reálnom čase - viacerí používatelia môžu pracovať na rovnakom dokumente súčasne. To znamená, že vidia zmeny, ktoré ostatní robia v reálnom čase a môžu na ne okamžite reagovať. Táto funkcia uľahčuje spoluprácu a znižuje čas potrebný na dokončenie projektu.
2. Jednoduchosť - SharePoint Online sa jednoducho používa a nevyžaduje žiadne špeciálne znalosti. Na rozdiel od fileserverov, kde sú súbory uložené na fyzickom disku a musia byť nainštalované a nakonfigurované na každom zariadení, SharePoint Online je dostupný z akéhokoľvek zariadenia pripojeného na internet.
3. Bezpečnosť - SharePoint Online poskytuje vyššiu úroveň bezpečnosti ako tradičné fileserverové riešenia. Súčasťou SharePoint Online sú pokročilé bezpečnostné funkcie, ako je viacúrovňové overovanie, šifrovanie údajov a zálohovanie.
4. Na rozdiel od fileserverov, na SharePointe sa uchováva hneď niekoľko verzií upravovaného dokumentu a je možné sa ľubovoľne vrátiť k predchádzajúcej verzii súboru. Tiež je možné vidieť kto, kedy a akú úpravu na súbore vykonal.
5. Hlavnou výhodou je natívna podpora súboru formátov .docx (Word), .pptx (PowerPoint) a .xlsx (Excel)

Aké sú požiadavky na spoluprácu a spolutvorbu dokumentov v SharePoint Online?

1. Spoločný úložný priestor - pre spoluprácu na dokumentoch v SharePoint Online je potrebné mať spoločný úložný priestor, ktorý môže byť OneDrive, OneDrive for work or school alebo SharePoint Server. Tieto úložiská umožňujú spoluprácu a spolutvorenie dokumentov.
2. Aplikácie podporujúce spoluprácu - na spoluprácu je potrebné mať aplikácie, ktoré podporujú spoluprácu. To znamená, že na vytváranie a editovanie dokumentov je potrebné použiť aplikácie, ktoré sú kompatibilné so SharePointom a podporujú spolutvorbu dokumentov. Týmito aplikáciami sú napríklad Word, PowerPoint a Excel. Súčasťou platformy je možnosť otvoriť dokumenty online formou a nie je potrebné mať nainštalované ďalšie aplikácie.
3. Dokumenty pripravené na spolutvorbu - spolutvorba dokumentov je možná len v prípade, že dokumenty sú v moderných formátoch, ako sú napríklad .docx (Word), .pptx (PowerPoint) a .xlsx (Excel).
4. Oprávnenia na editáciu dokumentov - všetci používatelia musia mať oprávnenia na prístup a editáciu dokumentov. Toto znamená, že správca musí nastaviť správne oprávnenia pre každého používateľa alebo skupinu používateľov.

‍